 info@lotus-tipps.de | Katharina Höckh 26 July 2010 19:00:45Sie schauen auf den Kalender an der Wand - es ist Woche 27. Sie schauen auf Notes: es ist Woche 26. Nach einer 15minütigen Diskussion mit Ihrem Gesprächspartner hat er sie überzeugt, dass Notes nicht die richtige Woche anzeigt. Jetzt ist guter Rat teuer. Nicht bei lotus-tipps.de: hier die Lösung für Ihr Problem. Wählen Sie im Menü im Notes 8 Client DATEI - VORGABEN aus. Dann Kalender und Aufgaben und dort Ländereinstellungen.  Stellen Sie die Einstellungen für die Kalenderwoche wie folgt um:  Und schon können Sie Ihren Kollegen oder Ihre Kollegin zurückrufen. Katharina Höckh 25 July 2010 17:12:09Immer wieder erstaunlich ist es für uns, dass bei den meisten Nutzern von Lotus Notes - und doch leider auch bei allen anderen Mail-Clients - die Inbox (also der Posteingang) notorisch übervoll ist. Lassen Sie uns das doch einmal ins reale Leben übertragen: auf Ihren Briefkasten (denn die Inbox ist ja eigentlich das Gleiche - nur eben online). Sie stehen morgens auf, gehen an den Briefkasten, schauen mal grob rein was drinnen ist, öffnen zwei oder drei Briefe... Dann packen Sie Ihre Post wieder zurück in den Briefkasten, schließen ihn zu und gehen wieder ins Haus. Die gleiche Prozedur machen Sie für zwei bis drei Wochen. Nun, was glauben Sie? Haben sie noch einen Überblick, was da so alles in Ihrem Briefkasten lungert? Bekommen Sie nicht langsam Sorge, sich dem bösen Ding überhaupt zu nähern? Und wehe, wenn dann doch etwas dringend gebraucht wird: in hektischer Panik wird der Stapel dann durchgewühlt, um nach gefühlten 5 Minuten das richtige Papier in Händen zu halten. Machen Sie nicht - klar. Machen Sie halt eben doch, denn vom Prinzip her passiert in Ihrem digitalen Briefkasten genau das gleiche Phänomen. Die Lösung? Nutzen Sie Ordnerstrukturen und soweit möglich die Mailregeln von Lotus Notes. Wenn Sie eine Mail öffnen und lesen, entscheiden Sie gleich, ob die Mail sofort gelöscht werden kann, oder ob sie vielleicht in einen Ordner "ToDo" verschoben werden soll, in dem sich dann nur noch die E-Mails befinden, die für die Bearbeitung länger als ca. 2 Minuten benötigen. Schaffen Sie eine Bearbeitung unter dieser Zeit: tun Sie's! Gibt es E-Mails, die regelmäßig zu Ihnen kommen? Oder die immer den gleichen Titel haben? Richten Sie eine automatische Mailregel ein, die die eingehende Mail automatisch in einen passenden Ordner verschiebt. Wie gehen Sie mit der vollen Mailbox um? Brauchen Sie weitere Tipps? Schreiben Sie uns in den Kommentaren. Katharina Höckh 6 July 2010 19:37:09So fing meine Woche letzte Woche schon an: "Damit starten wir in der KW33, in der KW28 muss dann aber die Vorbereitung fertig sein". Wann genau jetzt? Als Lotus Notes Benutzer stressen Sie solche Anfragen in keinem Fall, denn wir Lotus Menschen können sowohl mit genauen Datumsangaben, als auch mit der Angabe der Kalenderwoche dienen. Wie? Heute erstmal die einfachste Variante dazu. Sie haben Ihren Kalender in der Wochenansicht geöffnet. Oben rechts in der Ecke findet sich dann ein Knopf "Show", in der deutschen Version "Anzeigen".  Klicken Sie auf den kleinen blauen Pfeil rechts daneben. Es öffnet sich ein Fenster:  Wählen Sie dort aus "Kalenderfußzeile" (auch ein schönes Wort) und - siehe da - unter Ihrem Kalender wird jetzt die Fußleiste mit den Kalenderwochen angezeigt:  Falls noch nicht wirklich die Wochen angezeigt werden, können Sie mit dem kleinen blauen Pfeil rechts neben der Anzeige zwischen Tagen, Wochen und Monaten umschalten. Katharina Höckh 13 August 2009 13:44:53Sie können Kalenderinformationen einer anderen Person in Ihrem Kalender mit anzeigen lassen. Wie Sie dies tun - und wie Sie das auch wieder löschen können - zeigt dieser Eintrag. Wenn Sie Ihren Kalender öffnen, finden Sie links in der Navigation folgenden Eintrag:  Klicken Sie hier auf "Kalender hinzufügen" und es öffnet sich folgender Dialog:  Hier tragen Sie den Notes Namen des gewünschten Kalenderinhabers im Feld Benutzername ein (es ist der Name, den Sie zum Beispiel dann sehen, wenn Sie von dieser Person eine E-Mail erhalten). Möchten Sie die Einträge auch lokal sehen können, setzen Sie einen Haken in das kleine quadratische Feld darunter. Im Bereich "Formatierung von Kalendereinträgen" können Sie noch die Hintergrundfarbe, die Schriftfarbe und das Icon definieren, das für die importierten Einträge verwendet werden soll. Nach Bestätigung mit OK, sehen Sie einen neuen Eintrag in der linken Navigationsleiste, den Sie nun auch beliebig ein- und ausschalten können. Hier ein Beispiel mit ganz wunderbarer Farbgestaltung:  Sie möchten diesen Eintrag wieder komplett aus Ihrem Kalender entfernen? Mit der rechten Maustaste auf den neuen Eintrag klicken und "Entfernen" wählen. Wie immer bei Rückfragen: E-Mail an info@lotus-tipps.de Ivan Cerluka 23 April 2009 15:09:21Über Notes 8.5 können Sie RSS Feeds direkt im Notes Client mitlesen. Um ein Abo einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: Im rechten Teil Ihres Bildschirms finden Sie einen Eintrag  . Öffnen Sie diesen mit Linksklick darauf. Klicken Sie dann auf  , um einen neuen Feed hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, im dem Sie die Adresse des Feeds eingeben (Achtung: manchmal ist es gar nicht so einfach, hier die richtige Adresse zu haben.... ):  Durch Klick auf den Knopf Start wird das Abonnement einrichtet. Katharina Höckh 21 April 2009 08:29:44 Lotus Symphony ist eine Suite von freien, auf Open Document Format (ODF) basierenden Software-Tools für die Erstellung und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Ist Symphony in Notes 8 integriert, lassen sich Texte, Rechenblätter und Präsentationen öffnen, ohne eine neue Anwendung starten zu müssen. Da Symphony kostenfrei erhältlich ist, werden Budgets frei, die zum Beispiel für Schulungen zur besseren Nutzung der Software verwendet werden können. Lotus Symphony kann kostenlos unter Lotus Symphony aus dem Internet heruntergeladen werden. Katharina Höckh 29 March 2009 09:00:00Klicken Sie in Ihrer E-Mail Inbox auf Neu - Aufgabe. Es öffnet sich folgendes Fenster:  Hier vergeben Sie zunächst eine Priorität für die Aufgabe, einen Titel für die Aufgabe im Feld Betreff. Tragen Sie dann ein, wann die Aufgabe erledigt sein muss ( Abschluss am), und wann Sie mit der Erledigung anfangen möchten ( Beginn). Handelt es sich um eine wiederholende Aufgabe (z.B. Blumen gießen ;-) ), können Sie die Bedingungen für die Wiederholung eintragen ( Wiederholen). Und zu guter Letzt wählen Sie noch aus, ob Sie die Aufgabe selbst erledigen möchten ( Ich), oder ob Sie sie an eine andere Person delegieren ( Andere Person(en)). Mit der Schaltfläche Speichern und Schließen speichern Sie Ihre neue Aufgabe ab. Was genau steuern aber nun Ihre Eingaben? Das Feld Beginn steuert, ab welchem Termin die Aufgabe in Ihrem Kalender angezeigt wird. Ein Beispiel: Sie bekommen am Mittwoch eine Aufgabe, die am kommenden Dienstag erledigt sein muss. Sie wissen schon, dass Sie Donnerstag und Freitag einen Workshop leiten, also keine Zeit für diese Aufgabe haben werden. Also tragen Sie den kommenden Montag als "Beginn" Termin ein: Ihr Notes Kalender wird Ihnen diese Aufgabe dann ab Montag anzeigen. Aufgaben "wandern" im Kalender mit - bis zum Fälligkeitsdatum. Versehen jeweils mit einem gelben Häkchen als Icon. Danach wandern sie noch immer mit, allerdings mit einem anderen Icon (einer freundlichen, knallroten Fieberthermometeranzeige). Katharina Höckh 17 March 2009 08:25:19Sie haben gefühlte 100 Datenbanken, die über die Replikatorseite repliziert werden sollen? Und Sie würden diese gerne thematisch sortieren? Da hilft Ihnen sicherlich der kleine Trick, Ordner in der Replikatorseite anzulegen. Dazu finden Sie bitte den winzig kleinen Pfeil rechts neben dem Wort Replikation oben links auf der Seite:  Klicken Sie darauf, und wählen Sie im erscheinenden Menü "Ordner erstellen". Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie den Namen für den neuen Ordner eingeben - dieser erscheint später dann auf der Replikatorseite. Nach dem Bestätigen steht Ihr Ordner zur Verfügung, und mit Drag & Drop können Sie nun Datenbanken aus der Replikatorseite zuordnen. Mit dem Twistie vor dem Ordnernamen können Sie den Ordner schließen:  Viel Spaß beim Aufräumen! Ivan Cerluka 29 January 2009 11:02:17In Lotus 8.0 gibt es die neue Funktion Mail-Threads oder Konversationen. Damit können E-Mail Dialoge auf einen Blick angezeigt werden, mühsames Suchen in Inbox und Ordnern entfällt.
Grundsätzlich gilt: Alle Mails, egal ob Intern (im Betrieb) oder Extern (Internet), können im E-Mail Eingang, einzeln oder in der Mail-Thread-Funktion angezeigt werden.  Nach Klick auf den blauen Pfeil wird der Thread geöffnet und sieht dann so aus:  Die Mail-Thread-Funktion findet man nur in der Ansicht „Eingang“. Die Preview Funktion ist unabhängig von der Thread Funktion weiter verfügbar. Werden die blauen Pfeile in Ihrer Inbox nicht angezeigt, wählen Sie "Anzeigen / Show" --> "Konversationen". Deaktiveren können Sie die Funktion ebenfalls hier, indem Sie von Konversation auf die Option „Einzelne Nachrichten“ wechseln.  Nach Aktivierung der Konversation / des Threads werden alle Mails nach Datum sortiert. Bei geöffnetem Thread (Konversation), können alle zugehörigen Mails auf einmal in einen Ordner verschoben werden. Durch einmaliges Klicken auf den Header sind die Mails wieder einzeln steuerbar.  Wir die erste Mail gelöscht, wird der ganze Thread gelöscht, aber zuvor werden Sie gewarnt:  Ivan Cerluka 22 July 2008 13:07:20Irgendwann sind zu viele E-Mails in der Inbox, also muss man Aufräumen. Am schnellsten geht dies, wenn die E-Mails wie folgt verschoben werden: - E-Mail markieren ( Mausklick links ).
- In Ordner verschieben ( mit der Maus, gedrückte linke Maustaste ).
- Mehrere markieren ( mit der Maus, gedrückte linke Maustaste und Strg. ) in Ordner verschieben.
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