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Abwesenheits-Benachrichtigung einrichten

Kader Yurdakadim  17 June 2016 08:31:52
Während Ihrer Abwesenheit kann Notes den Personen, welche Ihnen E-Mails schreiben, eine automatische Antwort E-Mail senden. Zum Beisiel können Sie vor einem längeren Urlaub die Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten und den Personen die Ihnen schreiben ihre Vertretung nennen. Somit sind Kunden und Kollegen nicht verärgert weil Sie lange auf eine Antwort warten müssen.

Ihre Abwesenheits-Benachrichtugung in Notes können Sie folgendermaßen einrichten:


Öffnen Sie Ihre Maildatenbank, klicken Sie auf "Mehr" und wählen Sie "Abwesenheit..." aus.

Image:Abwesenheits-Benachrichtigung einrichten

Geben Sie die Daten Ihrer Abwesenheit an. In das Feld "Von" sollte der erste Tag der Abwesenheit stehen. Im Feld "Zurück am:" sollte der erste Arbeitstag nach der Abwesenheit stehen. Sind Sie an einem Arbeitstag nur für einige Stunden nicht anwesend und wollen dafür die Abwesenheitsbenachrichtigung anschalten, setzen Sie einen Haken bei "Stunden angeben". Wenn Sie den Haken bei "Ich stehe für Besprechungen nicht zur Verfügung" setzen, wird der Zeitraum bei anderen Personen die eine Besprechung mit Ihnen mittels Notes planen als Belegt angezeit.

Image:Abwesenheits-Benachrichtigung einrichten

Im Register "Standardbenachrichtigung" geben Sie bitte den Text an, mit dem die Mailsender benachrichtigt werden sollen. Mit dem Haken bei "Rückkehrdatum an Betreff anhängen" können Sie entscheiden, ob im Betreff "Rückkehr am xx.xx.xxxx" angefügt werden soll. Den Text "Ich kehre zurück am xx.xx.xxxx" können Sie leider nicht ändern.

Image:Abwesenheits-Benachrichtigung einrichten

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben klicken Sie bitte auf "Aktivieren und Schließen" um die Abwesenheitsbenachrichtigung einzuschalten. Möchten Sie die Einstellungen nach der Aktivierung noch einmal ändern, klicken Sie auf "Speichern und Schließen".
Image:Abwesenheits-Benachrichtigung einrichten

IBM Connections-Plug-ins für IBM Notes

Kader Yurdakadim  12 May 2016 14:11:52
Sie verwenden IBM Connections und möchten über die Notes-Seitenleiste auf Connections-Inhalte zuzugreifen? Mit Hilfe des IBM Connections-Plug-ins für IBM Notes, könne Sie
  •     innerhalb eines Projekts mithilfe der Aktivitäten-Seitenleiste zusammenarbeiten
  •     Aktivitäten-Aufgaben im Notes-Kalender anzeigen
  •     Lesezeichen für ein Notes-Dokument setzen und es zur Lesezeichensammlung in IBM Connections hinzufügen
  •     Kollegen finden und mit ihnen interagieren, indem Sie deren Visitenkarten einblenden
  •     Dateien zur eigenen Verwendung oder zum Teilen mit anderen hochladen
  •     im Netzwerk auf dem Laufenden bleiben, indem Sie Statusaktualisierungen veröffentlichen und die Aktualisierungen der Personen, denen Sie folgen, lesen
  •     IBM Connections-Anwendungen durchsuchen
Sie können die Plug-ins so installieren, dass die IBM Connections-Funktionen in den IBM Notes-Client integriert werden.

Vorgehensweise:

1.        Laden Sie die IBM Connections-Plug-ins für IBM Notes aus dem IBM Connections-Katalog auf der folgenden Website herunter:
2.        https://greenhouse.lotus.com/catalog
3.        Extrahieren Sie die Datei "ConnectionsAddonInstaller.zip" und klicken Sie auf "Setup.exe".
4.        Stellen Sie sicher, dass der IBM Notes-Client geschlossen ist, bevor Sie mit der Installation beginnen.
5.        Akzeptieren Sie die Eingabeaufforderungen bei der Installation der Plug-ins.
6.        Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Installation abzuschließen.

Weitere Details finden Sie auf: http://www.ibm.com/support/knowledgecenter/SSYGQH_5.5.0/connectors/admin/Files_plug-in%20_installation.html?lang=de

Sie verwenden die IBM Connections Cloud? Dann finden Sie auf http://www.connections-tipps.de  hilfreiche Tipps und Tricks Rund um die IBM Connections Cloud.

Lotus Notes Signatur

Kader Yurdakadim  4 April 2016 14:00:00
Sie möchten nicht in jeder Mail händisch eine Signatur eingeben bzw. möchten Ihre Lotus Notes Signatur anpassen?
Hier zeigen wir Ihnen wie Sie automatisch Ihre E-Mail Signatur hinzufügen bzw. ändern können:

1.        Öffnen Sie Ihr Postfach  
2.        Rufen Sie über die Option 'Mehr' die 'Vorgaben' auf
  Image:Lotus Notes Signatur
3.         Wechseln Sie in der Registerkarte 'Mail' in 'Signatur'
  Image:Lotus Notes Signatur
4.        Nun können Sie ihre Signatur hinterlegen
5.        Vergessen Sie nicht das Häkchen bei 'Meine ausgehenden Mailnachrichten automatisch mit Signatur versehen' zu setzen.
6.        Bestätigen Sie mit 'OK'

Blocker für wiederkehrende Termine

Kader Yurdakadim  30 March 2016 16:23:47
Sie haben feste, sich wiederholende Termine wie zum Beispiel Shopfloor- oder Teammeetings?
Wie Sie diese festen Zeiten in Ihrem Kalender ganz einfach blocken können, erfahren Sie hier:

Wechseln Sie in den Kalender und erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag. Nachdem Sie die Startzeit und das Ende des Termins ausgewählt haben, klicken Sie auf 'Wiederholung'.
Nun können Sie zum Beispiel sagen, dass der Termin 10 Wochen lang jeden Freitag stattfinden soll. Anschließend müssen Sie den Termin nur noch speichern und schließen.

Welche Lotus Notes Version haben Sie?

Kader Yurdakadim  29 March 2016 16:12:43
Oft werden wir gefragt, warum der eine oder der andere Tipp bei einzelnen Notes Benutzer nicht funktioniert. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass nicht jeder Tipp für alle Versionen gültig ist.Ihre verwendete Version von Lotus Notes können Sie wie folgt ermitteln:
'Help' --> 'About IBM Notes' bzw. 'Hilfe' --> 'Über Notes'

Benachrichtigung bei eingehenden Mails

Kader Yurdakadim  18 December 2015 10:25:38
Sie sind gerade am Arbeiten und übersehen die eingegangenen Mails. Damit Ihnen das in Zukunft nicht mehr passiert,
können Sie einstellen, dass Sie bei Eingang neuer Mails benachrichtigt werden.
Image:Benachrichtigung bei eingehenden Mails
...Häkchen bei 'Display an icon in the system tray' setzen und schon werden Sie benachrichtigt.

Regelmäßiger Datei Versand per Lotus

Kader Yurdakadim  20 October 2015 13:38:51
Sie schreiben täglich E-Mails die sich lediglich an einzelnen Stellen unterscheiden?
Dann ersparen Sie sich die Arbeit und erstellen Sie ganz einfach eine Vorlage, die Sie kurz noch überarbeiten und absenden können.

Mit etwas Programmiergeschick lässt sich eine Aktion erstellen, die auf Knopfdruck die E-Mail erstellt, sich die Datei aus dem Filesystem
holt und versendet. (Ausreichende Berechtigung vorausgesetzt!)

Code:

Function SendAutoMail(Subject As String, SendTo As Variant, CopyTo As Variant, BlindCopyTo As Variant,
Text As Variant, FilePath As String) As Integer
     
      Dim session As New NotesSession
      Dim mail         As NotesDocument                
      Dim rtitem         As NotesRichTextItem

      Set mail = session.CurrentDatabase.CreateDocument
      mail.Form = "Memo"
      mail.Subject = Subject
      mail.CopyTo = CopyTo
      mail.BlindCopyTo = BlindCopyTo
     
      Set rtitem = mail.CreateRichTextItem("Body")

      ' Mail-Inhalt aufbauen
      Call rtitem.AddNewLine(1)
      rtitem.AppendText(Text)
      Call rtitem.AddNewLine(2)
     
      ' Attachment anfügen
      Call rtitem.EmbedObject(EMBED_ATTACHMENT, "", FilePath)
     
      Call mail.Send(False, SendTo)
      Set mail = Nothing
     
End Function
     
Call SendAutoMail("[Mail-Subject]", "[Empfänger-Adresse]", "[CopyTo]", "[BlindCopyTo]", "[Mail-Text]", "C:\Test.txt")

Löschen von Kalendereinträgen

Kader Yurdakadim  20 October 2015 13:33:06
Kleiner Tipp: Denken bitte zwei mal nach, bevor Sie einen Kalendereintrag löschen,
denn dieser landet nicht im 'Papierkorb', sondern verschwindet für immer.

Format übertragen

Kader Yurdakadim  20 October 2015 13:10:57
Sie möchten schnell einen bereits vorhandenen Text in die Mail übernehmen, aber die Formatierung soll nicht übernommen werden,
d. h. das Format des Zieldokument soll angenommen werden.
Ab Notes 9 ist dies im Menü und auch über das Tastenkürzel Ctrl+Shift+V verfügbar:

Image:Format übertragen

In vorherigen Versionen muss "Paste Special..."  und dort dann als Typ "Text" ausgewählt werden.

Mails zeitverzögert versenden

Kader Yurdakadim  5 October 2015 14:54:01
Die Einladung zu Ihrem nächsten Tag der Offenen Tür soll genau am Mittwoch um 17 Uhr versendet werden. Natürlich möchten Sie den Inhalt der E-Mail vorab bereits erstellen - nur der Versand soll zeitverzögert erfolgen.
Kann (Lotus) Notes Domino Sie dabei unterstützen?

Standardmäßig bietet IBM Notes die Option, Mails verzögert zu senden, dem Anwender nicht an.
Vielmehr entscheidet der Mail-Server, wann welche E-Mail versendet wird – typischerweise kann so der Versand von z.B. sehr großen Nachrichten in die Nachtstunden verlegt werden.

Also bleibt noch die Möglichkeit der Eigenentwicklung (Anpassung des Mail-Routings) oder – besser! – die Nutzung bereits fertiger (server-seitiger!) Lösungen, die genau das umsetzen. Sehen Sie zum Beispiel hier:
http://www.gbs.com/de/email-produktivitaet/smart